档案是指组织和个人在以往的社会实践活动中直接形成的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。也是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。因此，档案涉及的领域非常之广，社会活动的方方面面都能在档案中得到记录。因为档案是我们从事每一项活动直接形成的原始记录，所以原始性是档案的本质属性，是再现历史真实面貌的原始文献。
概括起来，档案具有凭证作用和参考作用。对于单位或个人来讲，档案的作用表现在以下几个方面：一、是单位或个人历史的真实、全面的反映；二、是单位或个人维护个人权益的重要工具；三、是单位规范化管理的基础；四、是积累和传播知识的重要载体；五、是开展单位文化建设的重要素材，特别是对企业建立企业文化有不可替代的作用。六、是单位或个人在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。此外，档案还是我们国家和民族文化建立的历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世可知古，后世可知今”的重要素材。
